PMO: ¿qué es la Oficina de Gestión de Proyectos?

Entender el PMO y qué es es muy sencillo, pues esta se considera como una unidad organizativa que se encarga de mantener los estándares en el desarrollo y gestión de proyectos de una empresa.

Lo que quiere decir que esta área se enfoca en controlar y supervisar todo lo relacionado con la ejecución de proyectos para que pueda ser elaborado de manera más eficiente.

Lograr aportar un soporte metodológico, las herramientas, una guía y dirección operativa en la gestión de proyectos puede mejorar de manera significativa la forma como se realizan, se organizan y se ejecutan los proyectos empresariales que buscan el desarrollo y crecimiento de la misma.

Establecer una Oficina de Gestión de Proyectos que mantenga un funcionamiento adecuado, necesita una dirección y liderazgo que pueda enfocar esta unidad en el cumplimiento de las metas y objetivos de la organización con tal de garantizar su crecimiento en los mercados competitivos.

Para ello, es necesario contar con un profesional capacitado y la Fundación Universitaria Internacional de La Rioja – UNIR te ofrece el programa de Especialización en Dirección y Gestión de Proyectos para que puedas desarrollar tus conocimientos en esta área, acompañado de docentes expertos que te guiarán y orientarán en tus estudios.

¿Qué es una PMO y qué significa?

Según lo que establece Roden en su libro PMO Principles, “las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) son cualquier órgano o entidad organizativa que opere como una sola entidad o un conjunto de entidades, responsable de proporcionar uno o más servicios relacionados con un proyecto, programa y/o cartera de proyectos”. ¹

Fuente: PMO Principles

Por lo tanto, estas oficinas son las encargadas de gestionar los proyectos que se desarrollarán para lograr que estos puedan tener todos los recursos financieros, tecnológicos, administrativos y organizativos para hacer que cada uno de sus procesos se lleve de manera eficiente.

Las diferencias entre las PMO internas y las externas

En la dirección de proyectos es importante contar con una PMO que pueda apoyar, organizar y direccionar. No obstante, no todas las organizaciones cuentan con este tipo de oficinas, lo que supone que existen dos tipos: las PMO internas y las PMO externas.

Como se puede deducir, las PMO internas son aquellas oficinas que pertenecen a la empresa y hacen control internamente de los proyectos que allí se desarrollan.

Por otra parte, las PMO externas son aquellas que se determinan como entidades consultoras que ofrecen sus servicios para la dirección y gestión de proyectos de manera independiente a la compañía.

¿Qué funciones tiene una PMO?

Considerando lo que PMO significa, una empresa y su director de proyectos deben conocer cuáles son las funciones de la oficina de administración de proyectos:

Planificación y control de proyectos

Esta función dentro de PMO y qué es, se centra principalmente en el establecimiento de normas y políticas que garanticen la organización y gobernanza; por lo tanto, debe supervisar riesgos, plazos, calidad y costos. ²

Optimización de la toma de decisiones y recursos

Gracias a la manera como se presentan los indicadores de riesgo, calidad, costos y cualquier otro factor de importancia para la empresa, lo que es PMO tiene la facultad de usar esta información para saber cómo administrar de manera eficiente los recursos que tiene disponibles, además de ser útil para la toma de decisiones estratégicas. ²

Estandarización de procesos y metodologías de trabajo

Los gerentes de proyectos deben saber que las PMO son unidades que almacenan y retienen las buenas prácticas, por lo que estas son encargadas de implementar las que son más eficaces para estandarizar procesos y mejorar las metodologías de trabajo exitosas que garanticen el éxito de la ejecución del proyecto. ²

¿Qué tipos de PMO existen?

Un PMO project debe contar con unos estándares, los cuales definen ciertas maneras de proceder y llevar a cabo. Esto ha hecho que las PMO tengan enfoques específicos y se diferencien dependiendo de las funciones que quieran destacar para la ejecución de proyectos empresariales. A continuación te contaremos sobre los tipos de PMO que existen:

PMO de apoyo

Lo que es PMO de apoyo, se puede definir como una unidad de apoyo y consultoría que busca mejorar las prácticas, capacita los equipos de trabajo, provee un adecuado acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. ³

PMO de control

Esta entidad da soporte y exige el cumplimiento normativo, en tiempos y de tareas, por diferentes medios. Busca que se adopten las metodologías y marcos de dirección de proyectos por medio de diferentes herramientas, formularios y plantillas de conformidad con los términos de gobierno actuales. ³

PMO directiva o estratégica

Este tipo de PMO ejerce un control total sobre la dirección del proyecto, por lo que se puede decir que este asume todas las funciones de un director de proyectos, asegurando un desarrollo adecuado de todos los procesos del mismo, buscando los mejores resultados del mismo. ³

Ventajas de implementar una PMO en una empresa

La implementación de una PMO dentro de una empresa, puede llegar a ser muy beneficiosa tanto para la consecución de sus objetivos. Contar con un PMO manager facilitará y mejorará la capacidad de la compañía para desarrollar proyectos de forma más exitosa.

Algunas de las ventajas son:

¿Qué roles existen dentro de una PMO?

Para que la creación e implementación de una PMO eficiente se pueda realizar de manera efectiva, es necesario contar con los roles y responsabilidades necesarios para que esta unidad pueda llevar a cabo todos sus procesos dentro de los proyectos. Por lo tanto, para la conformación de una PMO, se deben crear los siguientes roles:

Lo que es una PMO en inglés significa Project Management Office, y esta es una de las entidades que garantizan a las empresas llevar procesos realmente transparentes, eficientes y con excelentes resultados, que pueden llegar a impulsar el crecimiento de la misma y su presencia en los mercados nacionales e internacionales.

Referencias bibliográficas:

¹ Roden, E. J., Joslin, R., Müller, R. (2017). PMO Principles. IPMO Advisory AG in association with AIPMO. Tomado de:

https://www.researchgate.net/publication/320273526_PMO_Principles

² Fonseca Macrini, R. Administración de proyectos: Roles y funciones de una oficina de administración de proyectos. Universidad para la Cooperación Internacional. Tomado de: https://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/2013/MAPD-02/BloqueAcademico/UNIDAD_5/RolesyfuncionesdelaPMORFM.pdf

³ Sierra, D. A. (2017). ¿Por qué implementar un PMO dentro de una organización y cuáles son sus características? CITAS, Vol. III. Tomado de: https://revistas.usantotomas.edu.co/index.php/citas/article/view/5145

⁴ Cavadia Sierra, C. M., Pinto Parra, A. M., Salas Sánchez, S. P. (2024). Beneficios de la implementación de la oficina de proyectos en empresas dedicadas al mantenimiento de equipos rotativos. Universidad EAN. Tomado de: https://repository.universidadean.edu.co/server/api/core/bitstreams/15d7f0c2-cf61-46cc-8fc8-2aa260d9bd83/content