¿Qué es JIRA, para qué sirve y cómo funciona?

Jira es un software de gestión de proyectos creado por Atlassian. Esta herramienta se ha diseñado principalmente para organizar, planificar, llevar seguimiento y gestionar las tareas a desarrollar en la ejecución de cualquier tipo de proyecto.

Jira es una herramienta de gestión de proyectos líder del sector.

Además, facilita la asignación de funciones, mejora la colaboración y permite la integración con otras plataformas.

En general, Jira es usado fundamentalmente por equipos enfocados en el desarrollo de software, para equipos de trabajo para el desarrollo de nuevos productos, departamentos de recursos humanos, entre otros. En este sentido, esta plataforma abre muchas posibilidades de realizar una mejor gestión, de manera más organizada y proyectada.

Empresas y profesionales han visto la utilidad de esta herramienta y, por lo tanto, ha tenido cabida en diferentes sectores organizacionales. De esta manera, los altos directivos, administradores o quienes hacen gestión se apoyan en esta herramienta para optimizar procesos y mejorar la ruta de seguimiento para la ejecución de tareas en un proyecto.

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¿Qué es Jira y para qué sirve?

Según la web oficial, “Jira es una herramienta de gestión de proyectos líder del sector que reúne a todos los equipos para planificar, supervisar y entregar cualquier tipo de proyecto con confianza. Es la única fuente de información de toda la organización, ya que permite a los equipos moverse con rapidez dentro del contexto y, al mismo tiempo, permanecer conectados con una estrategia empresarial más amplia. Ya sea para gestionar tareas cotidianas o escalar proyectos complejos, Jira es el lugar donde los equipos y la IA se unen para obtener mejores resultados con mayor rapidez”.¹

Fuente: Bienvenido a Jira

Entender qué es Jira y para qué sirve es muy sencillo, pues esta herramienta está enfocada específicamente en la gestión y los profesionales que se dedican a esto encuentran dicha plataforma y sus funciones muy útiles para lograr sus objetivos de manera más eficiente.

¿Quién usa Jira?

Dentro de los profesionales que más usan esta herramienta, podemos destacar:

Funciones principales de Jira

Considerando lo que es Jira y cómo funciona, podemos destacar las funciones principales de esta herramienta, las cuales te ayudarán a realizar una mejor gestión en cualquier tipo de actividad o proyecto que desarrolles. A continuación, te mencionaremos algunas de ellas:

Gestión de tareas y seguimiento

En la gestión de proyectos, Jira es una herramienta que te permitirá asignar tareas, funciones y actividades a desarrollar. Además, podrás tener en cuenta cuál es el estado de cada una de las tareas, si han sido completadas o hay algún reporte de novedades o problemas que se hayan podido presentar.

Planificación ágil

Esta función permite dividir los proyectos en pasos gestionables, enfocándose principalmente en la colaboración, la flexibilidad y la interacción con los clientes.²

Automatización de flujos de trabajo

Para optimizar tiempos y erradicar tareas repetitivas y manuales, Jira permite automatizar ciertas tareas por medio de reglas que automatizan asignaciones, notificaciones, cambios de estados y actualizaciones de campos.

Reportes y paneles para toma de decisiones

En lo que es Jira, también te permite tener tableros o paneles que te servirán para observar los reportes de incidencias, logros y bloqueos para visualizar los datos de manera óptima y realizar una toma de decisiones mucho más acertada.

Integración con otras herramientas

Otra de las funciones interesantes de Jira es la manera como puede integrarse con otras herramientas como Adobe, InVision, Gliffy, Micro, Lucichart, entre otras. Atlassian cuenta con un marketplace donde encontrarás diferentes aplicativos que pueden ser útiles para cualquier tipo de proyecto.

¿Cómo empezar a usar Jira paso a paso?

Si estás interesado en conocer esta herramienta, puedes registrarte directamente en su web oficial y navegar por la plataforma; no obstante, te mostraremos una pequeña guía para que sepas cómo manejar Jira en unos sencillos pasos:

1. Crear un proyecto

Primero debes iniciar sesión en tu sitio de Jira. Una vez allí, en la barra de navegación superior, selecciona “Espacios” y después “Crear espacio”; de esta manera podrás comenzar a configurar y gestionar tu proyecto.

2. Configurar tu tablero

En este espacio podrás configurar por medio de columnas el flujo o ruta de trabajo, creando actividades o tareas para dar seguimiento a estas. Es importante que en la configuración incluyas las plantillas scrum y kanban para facilitar aún más la gestión.

3. Definir los flujos de trabajo

Una vez creadas las columnas, podrás organizar tu flujo de trabajo como sea más óptimo y eficiente para el desarrollo del proyecto en cuestión. Podrás crear las actividades que necesites y cuantas necesites.

4. Invitar usuarios y asignar tareas

Una vez que tengas todas las tareas a realizar en tu proyecto, puedes invitar a los integrantes de tu equipo de trabajo para que puedas asignarles las actividades correspondientes.

5. Medir avances con reportes

Puedes obtener reportes y hacer seguimiento de las tareas en Jira; sin embargo, esto se hará de manera diferente dependiendo de la plantilla que tengas (scrum o kanban). En Kanban, puedes hacer seguimiento desde el tablero y, con Scrum, debes iniciar un sprint para poder realizar un reporte de actividades.

¿Qué tipos de proyectos se pueden crear en Jira?

A la hora de crear un proyecto, como administrador, es importante tener en cuenta el tipo de proyecto que vas a crear; con esto, podrás realizar una gestión ágil y optimizar el avance del mismo.

Considerando las necesidades y requerimientos, es posible tener dos tipos de proyectos: el que es gestionado por el equipo de trabajo y el que es gestionado por la empresa. El primero se usa principalmente para equipos que buscan autonomía para tomar decisiones y una configuración más sencilla del desarrollo del proyecto.

El proyecto gestionado por la empresa es usado por organizaciones que desarrollan varios proyectos y quieren llevar a cabo una estandarización de los procesos de todos ellos. La gestión de estos proyectos y equipos se hace por medio de un administrador de Jira.

¿Cuáles son los beneficios de usar Jira en Inteligencia de Negocios?

Al entender lo que es Jira, podemos ver cuáles son los beneficios más relevantes para la gestión de proyectos. En principio, esta herramienta nos facilita la gestión de tareas, lo que permite realizarlas de manera más eficiente y óptima, reduciendo tiempos y minimizando tareas repetitivas o innecesarias.

Además, nos brinda la posibilidad de personalizar y adaptar los tableros de la forma que más convenga al proyecto para ejecutarlo satisfactoriamente. Asimismo, la integración de aplicaciones y funciones útiles como el Jira Align o el Jira Cloud hace que los administradores puedan trabajar desde un solo sitio, sin la necesidad de cambiar de plataforma o buscar recursos en otros aplicativos.

Otro beneficio es el poder obtener reportes de las tareas que se han realizado o se están realizando. En este sentido, llevar un seguimiento facilita la visualización de datos y, por ende, la toma de decisiones para corregir errores o evitar problemas que detengan el avance del proyecto en cuestión.

En conclusión, Jira permite un funcionamiento eficiente de las tareas de una organización, lo que va de la mano con la inteligencia de negocios, ya que esta apunta a hacer una ejecución eficiente que logre cumplir con los objetivos de la compañía, llevándola cada vez más a mercados más competitivos.

Ejemplos de uso de Jira

Esta plataforma tiene un uso amplio para diferentes sectores; algunos de los ejemplos de Jira se pueden ver en la creación de campañas de marketing, en las que se puede establecer un flujo de trabajo como la definición de los objetivos, el estudio de mercado, el público objetivo, la promoción, la revisión de métricas y rendimiento y, finalmente, el análisis de resultados.

Todo esto se puede trabajar mediante Jira, para hacer un seguimiento detallado de todos los procesos y que se puedan gestionar las tareas de manera eficiente, con la intención de cumplir los plazos y objetivos establecidos del proyecto. Otro ejemplo, muy común, es el seguimiento de errores de TI, en el que la plataforma puede hacer un seguimiento mediante informes y reportes que logren identificar claramente la situación y dar solución a esta.⁴

Referencias bibliográficas:

¹ Atlassian (s. f.). Bienvenido a Jira. Tomado de:

https://www.atlassian.com/es/software/jira/guides/getting-started/introduction#what-is-jira-software

² Drummond, C. (s. f.). Gestión ágil de proyectos: qué es y cómo empezar. Atlassian. https://www.atlassian.com/es/agile/project-management

³ Atlassian (s. f.). 7 pasos para ponerse en marcha con Jira. Tomado de: https://www.atlassian.com/es/software/jira/guides/getting-started/basics#step-1-create-a-project

⁴ Atlassian (s. f.). Ejemplos y casos prácticos de flujos de trabajo. Tomado de: https://www.atlassian.com/es/agile/project-management/workflow-examples