¿Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica?

Es muy común que en la actualidad se confundan términos como la firma digital y la firma electrónica.

Aunque estos pueden parecer muy similares, existen características diferenciadoras que hacen que cada uno de estos se use para diferentes propósitos en el marco legal colombiano.

Por esta razón, si eres una persona natural o jurídica, deberás asesorarte bien y conocer la diferencia entre firma digital y firma electrónica. Teniendo en cuenta esto, podrás realizar tus trámites, firmar tus documentos o lo que sea que requieras con total confianza y sin tener líos de ningún tipo.

Evitar problemas legales es algo indispensable para cualquier empresa o persona natural, así que se hace necesario conocer la normatividad y la legislación vigente. No obstante, para lograr esto es mejor contar con un profesional en derecho que nos pueda guiar de la mejor manera.

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Definición de firma electrónica

Según el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en el numeral 3 del artículo 2.2.2.47.1 del Decreto 1074 de 2015, una firma electrónica son todos aquellos métodos como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre que este sea confiable y cumpla con el fin con el que se ha usado la firma (1).

Por lo tanto, este tipo de firma sirve como una manera de identificación de una empresa o persona en particular con la intención de hacer que la información, los datos o el mensaje que se está llevando cuenten con un sello de confiabilidad que es la firma que identifica al remitente. No obstante, esta firma se divide en dos tipos de firmas electrónicas: La firma electrónica simple y la firma electrónica certificada.

Firma electrónica simple

La firma electrónica simple es aquella que puede ser creada por cualquier tipo de persona sin la necesidad de cumplir con ciertos requisitos o formalidades que acrediten la identificación o autenticación del individuo. Esta firma se usa principalmente para llevar trámites o transacciones sencillas que requieran una firma y no contengan información sensible o confidencial.

Firma electrónica certificada

Como su nombre lo indica, la firma electrónica avanzada, como también se le conoce, es aquella más confiable y segura, ya que cuenta con una certificación digital oficial emitida por una entidad avalada por el gobierno nacional. Esto garantiza la integridad del documento y la identidad de la persona o compañía que está firmando. Adicionalmente, quiere decir que esta tiene una validez legal y jurídica en el país, lo que mejora más la seguridad digital de la misma (2).

Definición de firma digital

La Ley 527 de 1997 define la firma digital como un valor numérico adherido a los mensajes de datos o información que permite vincular la clave del iniciador y al texto del mensaje. Esto quiere decir que se puede determinar que solo quien cuente con dicha clave puede acceder al mensaje y garantiza la integridad del mismo.

En términos más generales, se puede definir la firma digital como un mecanismo que usa tecnología para encriptar los mensajes, garantizando su integridad y autenticidad, al mismo tiempo que certificando la identidad del firmante, así como promoviendo la confianza digital (2).

Firma digital vs. firma electrónica, ¿cuáles son sus diferencias?

En un principio, la principal diferencia entre firma digital y firma electrónica radica en las garantías que ofrece cada una a sus usuarios. Por ello, es necesario conocer para qué sirve cada una de ellas, la autenticidad y seguridad que te brindan a la hora de firmar algún tipo de documento, contrato o acuerdo en línea.

Por ejemplo, la firma electrónica tiene un uso más sencillo, en el que puedes usarla para realizar pagos, sea para la venta o compra de productos. Para aceptar acuerdos o formar formularios de cualquier índole.

En el caso de la firma digital, debido a sus características, esta se enfoca principalmente en la celebración de contratos o acuerdos legales entre empresas. Estos trámites son más serios y, si no se cumplen, pueden acarrear acciones legales para cualquiera de las partes que firmen. Por ello, esta firma define la identidad del firmante de manera clara y con certificaciones digitales que confirmen la información proporcionada.

Situaciones en las que se emplea la firma digital y la electrónica

La firma electrónica se puede usar en los siguientes casos:

Por otra parte, la firma digital se usa bajo las siguientes situaciones:

Herramientas y software para firmar documentos electrónicamente

Las herramientas más usadas para hacer una firma digital y firma electrónica en Colombia son:

Existen muchos otros más, pero estos son algunos de los más conocidos y con los que puedes realizar y solicitar los certificados digitales necesarios para autenticar el tipo de firma que desees.

Ventajas de usar firma digital y electrónica

Si estás pensando en cuál de las firmas se adapta mejor a los trámites que necesitas hacer, puedes realizar una comparación de cada una con sus características principales como a continuación:

(2)

¿Qué aspectos de seguridad debemos tener en cuenta al firmar de forma online?

Como en cualquier tipo de transacción o trámite en el ámbito de la internet, es necesario contar con ciertos tipos de seguridad digital. Es importante proteger nuestros datos y nuestra integridad para que esto no se vaya a usar en contra nuestra para firmar acuerdos o realizar pagos que no hemos autorizado.

Siempre firma en plataformas de confianza, por lo que deberás asegurarte de verificar la identidad del sitio web al que estás ingresando y evitar posibles estafas. Al usar tu software de firmas, debes tener precaución de mantenerlo actualizado para evitar que algún tipo de virus o malware pueda robar tu información confidencial.

Por otra parte, se debe tener a la mano diferentes formas de autenticar tu firma, como la autenticación en dos pasos que te envía un correo electrónico para verificar tu identidad o un SMS a tu teléfono para confirmar realmente que eres tú quien va a realizar el trámite o la firma en cualquier sitio.

Referencias bibliográficas