¿Qué hace y cuáles son las funciones de un director de proyectos?

Un director de proyectos es una persona que debe liderar de manera eficiente un equipo de trabajo y para ello debe cumplir con ciertas funciones básicas para lograr un desarrollo aceptable en la ejecución del proyecto.

Dentro de las principales funciones se pueden destacar la planificación, supervisión, gestión de recursos, proyección y prevención de riesgos, liderazgo de equipos, mejoramiento de procesos y dirección de la comunicación de los empleados y actores implicados en el proyecto.

Son diversas las funciones de un director de proyectos; cada una de estas cumple con una parte importante en el proceso de desarrollo y ejecución del mismo, al igual que puede aportar al mejoramiento de la manera como este se lleva a cabo, buscando lograr los objetivos del proyecto y las metas de la organización. No obstante, debes tener en cuenta que algunas de sus funciones pueden depender de la empresa y el sector donde este trabaje, ya que pueden ser diferentes y específicas del área en que este se mueva.

Por lo tanto, para desarrollar las funciones de este tipo de cargos, es necesario contar con un profesional que cuente con la formación ideal. En este sentido, es posible para las empresas una persona que cuente con una Especialización en Dirección y Gestión de Proyectos.

Debes saber que, si necesitas complementar tu perfil profesional, la Fundación Universitaria Internacional de La Rioja – UNIR ofrece este programa de posgrado con excelentes profesores que te ayudarán a mejorar y entender la manera adecuada de dirigir un proyecto dentro de una empresa, sea el tipo que sea. Además, conocerás profesionales del sector altamente calificados que te enfocarán para enriquecer de manera teórico-práctica tu formación como director de proyectos.

¿Qué es un director de proyectos?

Según Vargas, en su artículo Roles del Director de Proyectos en la Gerencia de Proyectos, “un director de proyectos es aquella persona con los conocimientos y capacidades que, mediante su liderazgo y toma de decisiones, lleva a su equipo de trabajo a obtener los objetivos y metas propuestas para la realización exitosa de un proyecto; el ingeniero civil, dado su conocimiento en las diferentes obras y dirección tanto de personal como de recursos, es una persona idónea para desempeñar dichas responsabilidades en los proyectos de ingeniería civil de gran magnitud que se le puedan presentar en el transcurso de su carrera profesional” (1).

Fuente: Roles del Director de Proyectos en la Gerencia de Proyectos

10 principales funciones de un director de proyectos

A continuación te nombraremos las funciones básicas de un director de proyectos para lograr una ejecución exitosa y adecuada de los objetivos de su empresa:

1. Hacer y actualizar el plan con fechas, tareas y presupuesto

Llevar un calendario sobre las fechas en las que se deben ejecutar o terminar ciertas tareas permite llevar una organización más planificada y, por lo tanto, eficiente para la ejecución del proyecto. Al mismo tiempo, hace que se puedan tener altos estándares de calidad en el desarrollo de estas actividades.

Además, una excelente planificación también requiere que se tenga un presupuesto con el que se puedan desarrollar las actividades necesarias y se cuente con las herramientas adecuadas para conseguir las metas y objetivos planteados desde un principio. Esto permitirá que se tengan en cuenta no solo los gastos previstos, sino también los gastos inesperados y se puedan solventar sin mayores contratiempos.

2. Vigilar los gastos y que se respete el presupuesto

Una adecuada supervisión de la forma como se gestionan los gastos hace que se respeten los tiempos de ejecución del proyecto. Sin embargo, para lograr esto, se deben tener excelentes habilidades organizativas como director de proyectos, puesto que se debe hacer una adecuada administración de los recursos con los que se cuenta, minimizando los riesgos de gastos adicionales o bloqueos que puedan surgir en la ejecución de sus funciones.

3. Asegurar que se cumplan los tiempos

El gerente de proyectos también debe garantizar el cumplimiento de los tiempos que se determinan inicialmente en el planteamiento del proyecto, siguiendo las fechas establecidas dentro del calendario.

No obstante, se debe tener en cuenta los imprevistos o situaciones que se presentan para tomar las decisiones acertadas que reduzcan el impacto que puedan tener estas en los tiempos del proyecto.

4. Alcanzar los objetivos del proyecto

Otra de las funciones de un director de proyectos se debe centrar en lograr los objetivos planteados desde el inicio y, si es el caso, deben alinearse con las metas de su organización con el fin de aportar al crecimiento, el desarrollo y una mejor imagen corporativa de la empresa en cuestión.

5. Preparar y llevar a cabo las reuniones del proyecto

Para dar continuidad, solventar problemas, bloqueos y conocer el avance del proyecto, el director debe planear reuniones con frecuencia para hacer un seguimiento de todo lo que pueda suceder en su ejecución.

Esto permitirá escuchar a todas las partes involucradas para conocer cuáles son las fortalezas y debilidades en el desarrollo del proyecto y poder tomar las decisiones necesarias para solventar y mejorar la eficiencia con la que este se lleva a cabo.

6. Mantener buena comunicación entre el equipo y con el cliente

Poder cumplir con las demandas pactadas con el cliente es de vital importancia y, por ello, para ejecutar un proyecto de manera efectiva, es necesario tener una excelente comunicación entre todos los actores.

Tener abiertos los canales de comunicación con los clientes logra que estos puedan dar un feedback de progreso del proyecto con la intención de reportar cualquier incidencia que pueda pasar o mejorar los procesos que se llevan a cabo.

De esta manera es posible desarrollar cada una de las actividades de forma más fluida adaptándose a las demandas y necesidades del cliente.

7. Supervisar el avance y eliminar bloqueos

Por medio de las reuniones, de la comunicación con el cliente, el calendario y la consecución de tareas asignadas se puede realizar una excelente supervisión del progreso que lleva el proyecto.

Esto permite identificar a tiempo las posibles dificultades, posibles riesgos, cambios, barreras y bloqueos que se presentan, para minimizar los retrasos en las entregas y llevar un ritmo adecuado para la consecución de los objetivos del proyecto.

8. Prevenir y gestionar conflictos

La prevención es otra parte fundamental para que un gerente de proyecto logre finalizar sus funciones con éxito. Bien se sabe que en cualquier tipo de tareas puede que se presenten barreras, conflictos o dificultades; es función del director tomar decisiones que prevean estas situaciones y las pueda solventar lo más pronto posible, ya que esto puede generar un bloqueo importante en la ejecución del proyecto.

Al mismo tiempo, debe contar con una competencia resolutiva que le permita actuar de manera inmediata, justificando su accionar y mostrando resultados positivos frente a dichos problemas.

9. Asumir la parte técnica y práctica del trabajo del equipo

La dirección de proyectos deberá adaptar y encargarse de aportar la parte técnica y práctica para una correcta ejecución del mismo. Esto permitirá contar con las herramientas, procesos y guías necesarias para realizar todo tipo de acciones bajo los estándares establecidos en la normatividad y también en las demandas del mismo cliente.

Esto logrará que se ejecute el proyecto con la calidad ideal, logrando los objetivos y metas propuestas tanto por el cliente como por el director.

10. Seguir las normas, procesos y guías de trabajo

En la gestión de proyectos se hace necesario tener en cuenta aspectos como una normatividad, unos procesos y guías de trabajo para conocer el paso a paso del desarrollo de cada una de las actividades y tareas programadas.

Además, esto ayudará a cumplir con un estándar de calidad adecuado y a saber qué decisiones tomar en caso de encontrar dificultades en la ejecución de ciertos procesos por medio de las guías.

¿Cómo convertirte en un director de proyectos?

Para trabajar como director de proyectos, es necesario que cuentes con las habilidades, la formación y la experiencia en esta área. Por ello, te nombraremos a continuación qué debes tener:

Conocimientos y formación

Dentro de las carreras profesionales que puedes tener para ser un director de proyectos, destacamos las siguientes:

Si ya tienes una formación en otra titulación y quieres enfocarte en la gestión de proyectos, puedes hacer un posgrado (especialización o maestría) en Dirección y Gestión de Proyectos para fortalecer y desarrollar mucho más tu profesión, para que puedas acceder mejores oportunidades de trabajo, adicionando, certificaciones en project management que te capaciten aún más para este tipo de puestos.

Habilidades y competencias

Un profesional en este campo debe contar con ciertas habilidades y competencias para ejercer este cargo de manera eficaz y efectiva; estas son:

Experiencia

Una de las maneras más prácticas de saber qué hace un director de proyectos es por medio de la experiencia; esto podrá ofrecer un conocimiento real de las formas en que se debe seguir la ejecución de un proyecto, qué tipo de dificultades se pueden presentar y cuáles son las decisiones más acertadas que se pueden tomar.

Además, esto te ayudará a acceder a cargos como director, puesto que ya conocerás sus funciones y la manera de actuar. Esto te capacitará para poder planear, organizar y realizar las tareas establecidas, junto con un adecuado seguimiento, proyectando los riesgos y el alcance que este puede tener para satisfacer todas las necesidades del cliente.

Referencias bibliográficas